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会议策划的前期准备工作有哪些

  • 来源:沈阳学问
  • 发布时间:2019-12-30 13:45

  一些大型的会议,需要提前很久就要开始准备,会议流程需要反复核对,很多人为了省事,去选择会议策划的企业,这样可以省去很多麻烦。会议策划需要提前预约会场并进行布局,准备会议资料及商议会议的基本流程。那么之后就可以进行会议人员的核对,并且进行通知,可以利用电子邮件、电话或短信的方式去通知。接下来详细的为大家先容下!

一、会议策划前期准备工作

  1、会场的预约和布局

  根据会议的级别和会议的具体情况,选择会议举办地,提前预约;并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节,准备会议所需要的所有设备,并提前安顿在指定位置;提前调试好设备并进行演练,确保会议的顺利进行。

  2、会议资料的准备

  根据会议的具体需求,可以设计会议资料的样式、内容、选择图案;提前把会议资料送到会场。会议资料较多时,可以按照会议策划将会议资料按次序排放,装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。

  再者如果需要给参会人员发放纪念品或礼品的情况下,应当与会议资料一同准备好,置于资料袋中一并发放给参会人员。

  3、策划会议基本流程

  正式会议开始之前一般都有先容会议的整体流程,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员先容会议流程,策划的会议一般分为工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。

  会议的基本流程会整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,明白基本流程是参会者可以更加轻松参与到会议中来。

  4、会议通知

  会议的通知对于会议策划的一部分,显然是必不可少的,如是企业的内部会议,大家可根据企业的常用通讯系统对参会者进行通知。

  若还有企业的外部合作方大家也可通过电话,短信或电子邮箱来通知对方,通知的内容应简要的说明会议议程、参会人员、会议时间、会议地点等,尽量做到简明扼要。

二、会议策划的流程

  1、 联系

  客户有意向在会后与大家联系,大家会要求对方提供尽可能详细的一些计划,以便于策划和策划方案。

  2、 商务会议策划

  根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都考虑到顾客的容忍和满意。

  3、 方案提供

  与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;

  4、 前期考察

  在前期进行一些基本沟通后,客户通常会选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;

  5、 合约

  检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。

  6、 预付款

  签订合同需要一定数额的预付款,这样整个会议过程就会顺利进行,因为酒店预订需要预付款,汽车预订也需要预付款;如果没有预付款,大家的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦,特别是当会议次数为大的。

  7、 预订

  这是大家认真做的事情之一,合同是与接待单位有关的预订,预付款到位。

  8、 接待

  接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。

  9、业务会议汇总和结算

  在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行会计。

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